Wer in der Gastronomie eine elektronische Kasse einsetzt, hat seit einigen Jahren klare gesetzliche Pflichten zu erfüllen – und diese werden von den Finanzbehörden zunehmend aktiv geprüft. Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist dabei das Herzstück: Sie schützt Kassendaten vor nachträglicher Manipulation und macht Umsätze für das Finanzamt transparent und nachprüfbar. Grundlage ist § 146a der Abgabenordnung (AO) in Verbindung mit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV).

Seit dem Übergangsjahr 2020 gilt: Wer ein elektronisches Kassensystem betreibt, muss dieses mit einer BSI-zertifizierten TSE ausstatten. Hinzu kommen Belegausgabepflicht, Verfahrensdokumentation und – seit dem 1. Januar 2025 – die Pflicht, Kassensysteme über das ELSTER-Portal beim Finanzamt zu melden. Dieser Artikel fasst zusammen, was das konkret für Sie als Gastronomiebetrieb bedeutet und worauf Sie bei Betriebsprüfungen besonders achten sollten.

Was ist die TSE – und warum brauchen Sie sie?

Die Technische Sicherheitseinrichtung ist ein Hardware- oder Software-Modul, das jede Kassenbuchung mit einer manipulationssicheren digitalen Signatur versieht. Ohne gültige TSE ist Ihr Kassensystem rechtlich nicht konform – unabhängig davon, wie modern oder teuer es ist.

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Wichtig: In Deutschland gibt es keine allgemeine Registrierkassenpflicht. Sie müssen nicht zwingend eine elektronische Kasse benutzen. Sobald Sie jedoch ein elektronisches Kassensystem einsetzen, gelten alle Pflichten aus § 146a AO und KassenSichV vollständig und ohne Ausnahme.

Die TSE muss vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert sein. Achten Sie beim Kauf auf eine gültige BSI-Zulassung – eine einfache Herstelleraussage reicht nicht aus.

Ihre Pflichten im Überblick

Pflicht	Gültig seit	Details
TSE-Einsatz (BSI-zertifiziert)	2020	Jedes elektronische Kassensystem
Belegausgabepflicht	2020	Beleg muss dem Kunden angeboten werden
ELSTER-Meldepflicht	1. Januar 2025	Neuanschaffung & Außerbetriebnahme melden
Verfahrensdokumentation	Laufend	Bei Prüfung auf Verlangen vorzulegen
DSFinV-K-Export	Bei Prüfung	Strukturierter Datenexport für das Finanzamt

Belegausgabepflicht

Für jeden Kassiervorgang muss ein Beleg erstellt und dem Kunden angeboten werden – auch wenn dieser ihn nicht möchte. Der Beleg kann in Papierform oder elektronisch ausgestellt werden. Eine Ausnahme ist bei sachlicher Unbilligkeit möglich, muss aber beim Finanzamt beantragt werden und wird in der Praxis selten gewährt.

ELSTER-Meldepflicht ab 2025

Seit dem 1. Januar 2025 sind Gastronomiebetriebe verpflichtet, ihre elektronischen Kassensysteme dem zuständigen Finanzamt über das ELSTER-Portal zu melden. Die Meldung erfolgt:

Pro Betriebsstätte – jede Kasse in jeder Filiale oder jedem Standort separat
Bei Neuanschaffung – binnen eines Monats nach Inbetriebnahme
Bei Außerbetriebnahme – ebenfalls binnen eines Monats
Für Altkassen (vor 2025 bereits im Einsatz) – gemäß den Übergangsregelungen der Finanzbehörden

Die Meldung ist maschinell über Ihr ELSTER-Unternehmenskonto durchzuführen. Zuständig ist das Finanzamt Ihres Betriebs.

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Tipp: Halten Sie für jede Kasse folgende Informationen bereit: Hersteller, Modell, Seriennummer, Software-Version, TSE-Seriennummer und das Datum der Inbetriebnahme. Diese Daten werden bei der Meldung abgefragt.

Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Ihr Kassensystem eingesetzt wird, wer Zugang hat und wie Stornierungen oder Schulungseinträge behandelt werden. Sie ist kein optionales Dokument – bei einer Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung wird sie regelmäßig angefordert.

Kassen-Nachschau und Betriebsprüfung: Was Prüfer verlangen

Das Finanzamt kann unangemeldete Kassen-Nachschauen durchführen (§ 146b AO). Dabei wird vor Ort geprüft, ob Ihr Kassensystem korrekt eingesetzt wird. Folgendes sollten Sie jederzeit vorweisen können:

Nachweis der BSI-zertifizierten TSE (Zertifikat, Vertrag mit TSE-Anbieter)
ELSTER-Meldebestätigung für jede eingesetzte Kasse
Verfahrensdokumentation
Tagesabschlüsse und Z-Berichte der letzten Monate
DSFinV-K-Export auf Anfrage (strukturiertes Datenformat für die Finanzverwaltung)

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Achtung: Fehlen diese Unterlagen oder ist die TSE nicht ordnungsgemäß eingebunden, kann das Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung in Frage stellen. Dies kann im Rahmen einer Betriebsprüfung zu Hinzuschätzungen führen. § 379 AO regelt Bußgeldtatbestände bei Verstößen gegen Aufzeichnungspflichten – konkrete Beträge werden von den Finanzbehörden im Einzelfall festgesetzt.

FettCheck: Fristen und Nachweise im Blick behalten

FettCheck ist eine Plattform für die Verwaltung betrieblicher Pflichten in der Gastronomie – darunter auch das Modul für TSE- und Kassenpflichten.

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Wichtig: FettCheck übernimmt nicht die Übermittlung Ihrer ELSTER-Meldungen. Die Meldung Ihrer Kassensysteme ans Finanzamt müssen Sie selbst über Ihr ELSTER-Unternehmenskonto vornehmen.

Was FettCheck für Sie leistet:

Fristen-Erinnerungen: Sie werden rechtzeitig an die Monatsfrist für Neu- und Außerbetriebnahmen erinnert
Nachweisarchiv: Hinterlegen Sie TSE-Zertifikate, ELSTER-Meldebestätigungen und Verfahrensdokumentation zentral und abrufbar
Übersicht je Betriebsstätte: Behalten Sie bei mehreren Standorten den Überblick, welche Kassen gemeldet sind und welche nicht

So sind Sie bei einer Kassen-Nachschau gut vorbereitet – ohne selbst ein aufwändiges Ablagesystem führen zu müssen.

Pflichten und Nachweise verwalten Sie unter Pflichten verwalten. Noch kein Konto? Kostenlos starten.

Häufige Fragen

Muss ich als Gastronom zwingend eine elektronische Kasse haben?

Nein. Deutschland kennt keine generelle Registrierkassenpflicht. Sie dürfen weiterhin eine offene Ladenkasse führen, sofern Sie alle Einnahmen täglich vollständig aufzeichnen (Kassenbericht). Sobald Sie jedoch ein elektronisches Kassensystem nutzen, gelten TSE-Pflicht, Belegpflicht und ELSTER-Meldepflicht automatisch.

Was ist der Unterschied zwischen TSE und ELSTER-Meldung?

Die TSE ist ein technisches Modul in oder an Ihrer Kasse, das Buchungen manipulationssicher speichert. Die ELSTER-Meldung ist ein behördlicher Verwaltungsvorgang: Sie teilen dem Finanzamt mit, welche Kassen Sie betreiben. Beides ist Pflicht, aber unabhängig voneinander – eine TSE allein reicht nicht, wenn die Meldung fehlt.

Was passiert, wenn ich die ELSTER-Meldung versäume?

Die Meldung muss innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme oder Außerbetriebnahme erfolgen. Versäumnisse können bei einer Prüfung negativ bewertet werden. Im Zweifel sprechen Sie Ihr Finanzamt direkt an – verspätete Nachmeldungen sind in der Regel möglich.

Gilt die Meldepflicht auch für ältere Kassen, die schon vor 2025 liefen?

Ja. Für Kassensysteme, die bereits vor dem 1. Januar 2025 in Betrieb waren, gelten Übergangsregelungen. Die Finanzbehörden haben hierzu Fristen kommuniziert. Informieren Sie sich über das ELSTER-Portal oder bei Ihrem Steuerberater über die für Sie geltende Übergangsfrist.

Welche Kassensysteme sind TSE-konform?

Maßgeblich ist die BSI-Zertifizierung der eingesetzten TSE. Viele Kassenhersteller und -anbieter weisen die Zertifizierung in ihren Produktunterlagen aus. Eine Liste zugelassener TSE-Lösungen finden Sie auf der Website des BSI. Ihr Kassenhersteller oder -händler ist verpflichtet, Sie über die Konformität zu informieren.

Brauche ich für jede Kasse im Betrieb eine separate TSE?

Eine TSE kann unter bestimmten Voraussetzungen mehrere Kassen absichern (sogenannte Cloud-TSE oder Shared-TSE-Lösungen). Entscheidend ist, dass jeder Kassiervorgang lückenlos und manipulationssicher protokolliert wird. Klären Sie die technische Umsetzung mit Ihrem Kassenhersteller und dokumentieren Sie die Konfiguration in Ihrer Verfahrensdokumentation.

TSE & Kassenpflicht in der Gastronomie: KassenSichV, ELSTER-Meldung & Belegpflicht