Entsorgungsnachweis erklärt

Warum Dokumentation Pflicht ist

Als Betreiber eines Fettabscheiders sind Sie nachweispflichtig: Sie müssen jederzeit belegen können, dass der Abscheiderinhalt ordnungsgemäß entsorgt wurde. Bei Kontrollen durch die Untere Wasserbehörde oder den Kanalnetzbetreiber werden diese Nachweise verlangt. Fehlen sie, drohen Bußgelder.

Welche Dokumente Sie brauchen

1. Übernahme- / Begleitscheine

Bei jeder Entsorgung erstellt der Entsorger einen Übernahmeschein (auch: Begleitschein oder Entsorgungsnachweis). Dieser enthält:

• Datum und Uhrzeit der Entsorgung
• Erzeuger (Ihr Betrieb, Adresse)
• Entsorger (Firma, Adresse, Zulassungsnummer)
• Abfallbezeichnung und Abfallschlüsselnummer (i. d. R. 19 08 09)
• Menge in Litern oder Kilogramm
• Entsorgungsanlage (wohin der Abfall gebracht wird)
• Unterschriften beider Seiten

2. Betriebstagebuch

Das Betriebstagebuch dokumentiert den laufenden Betrieb:

• Monatliche Eigenkontrollen (Fettschichtdicke, Schlammstand, Geruch, Temperatur)
• Entsorgungstermine
• Wartungen
• Störungen und Auffälligkeiten
• Generalinspektionen

Format: Handschriftlich oder digital – es muss nur vollständig und nachvollziehbar sein. Viele Hersteller liefern Vorlagen mit der Anlage.

3. Wartungsberichte

Nach jeder halbjährlichen Wartung erhalten Sie einen Bericht mit:

• Datum
• Durchgeführte Arbeiten
• Zustand der Anlage
• Empfehlungen / Mängel
• Name des Wartungstechnikers

4. Generalinspektionsbericht

Alle 5 Jahre erstellt der WHG-Fachbetrieb einen ausführlichen Bericht:

• Ergebnis der Dichtheitsprüfung
• Zustand aller Komponenten
• Fotodokumentation
• Mängelprotokoll
• Handlungsempfehlungen

5. Vertrag mit dem Entsorgungsunternehmen

Nicht vorgeschrieben, aber dringend empfohlen: Bewahren Sie den aktuellen Vertrag auf, inkl. Efb-Zertifikat des Entsorgers.

Aufbewahrungsfristen

Was bei Kontrollen passiert

Bei einer Betriebsprüfung durch die Behörde wird typischerweise kontrolliert:

1. Ist ein Fettabscheider vorhanden und funktionsfähig?
2. Wird das Betriebstagebuch geführt?
3. Liegen Entsorgungsnachweise lückenlos vor?
4. Werden die vorgeschriebenen Intervalle eingehalten?
5. Liegt ein aktueller Generalinspektionsbericht vor?

Fehlende Nachweise werden wie fehlende Entsorgung gewertet – mit entsprechenden Konsequenzen.

Digitale Dokumentation

Immer mehr Betriebe führen die Dokumentation digital:

• Apps der Entsorgungsunternehmen mit automatischer Beleg-Zustellung
• Digitale Betriebstagebücher (Excel, spezialisierte Software)
• Cloud-Speicher für alle Belege

Pflichten-Checkliste Dokumentation

1. ✅ Begleitschein bei jeder Entsorgung einfordern und prüfen
2. ✅ Betriebstagebuch monatlich führen (Eigenkontrollen!)
3. ✅ Wartungsberichte nach jeder Wartung abheften
4. ✅ Generalinspektionsbericht sicher aufbewahren
5. ✅ Alle Dokumente mindestens 5 Jahre aufbewahren
6. ✅ Efb-Zertifikat des Entsorgers aktuell halten
7. ✅ Ordner oder digitales Archiv an zugänglichem Ort

Fazit

Die Entsorgungsdokumentation ist kein bürokratischer Selbstzweck – sie ist Ihr Schutzschild bei Behördenkontrollen. Führen Sie das Betriebstagebuch gewissenhaft, fordern Sie bei jeder Entsorgung den Begleitschein ein und bewahren Sie alles mindestens 5 Jahre auf. Der Aufwand ist gering, der Schutz erheblich.